Hast Du mit dem Internet-Teilnehmer, dessen E-Mail-Anschrift Du neu in das Adreßbuch einfügen möchtest, schon E-Mails ausgetauscht oder öffentliche Nachrichten von diesem empfangen, so kann Dir der Communicator einige Arbeit abnehmen: Markiere eine von dieser Person stammende Nachricht im Messenger- bzw. Collabra-Fenster und klicke im Menü "Nachricht"auf den Punkt "Ins Adressbuch aufnehmen". Rufe dann den Punkt "Absender" oder "Alle" auf, je nachdem ob nur der Absender der markierten Nachricht oder auch alle darin genannten Kopienempfänger in das Adressbuch eingetragen werden sollen.

Mit dem Adreßbuch arbeiten

Die Schaltflächen in der Adreßbuch-Leiste:
 

Die Liste sortieren:

Wenn Du nach einer bestimmten Liste suchst, aber nicht genug Informationen über den Eintrag
hast, möchtest Du die Liste unter Umständen über verschiedene Felder sortieren. Um eine Sortierung
durchzuführen, genügt es, eine der Spaltenüberschriften anzuklicken: Jedes Mal wenn Du eine der Überschriften
anklickst, wird die Liste entweder aufsteigend oder absteigend sortiert. Der Zeiger neben dem Feldnamen zeigt die
Sortierfolge des Feldes an. Wenn er nach unten zeigt, wurde der Inhalt der Liste absteigend sortiert. Sollte der Zeiger hingegen nach oben weisen, wurden die Einträge aufsteigend sortiert.

Die verschiedenen Sortieroptionen sind auch über das Adressbuch-Menü zugänglich. Sobald Du das
Menü Ansicht geöffnet hast, wählst Du das Feld aus, über das die Sortierung ausgeführt werden soll:

     - Nach Typ
     - Nach Name
     - Nach E-Mail-Adresse
     - Nach Firma
     - Nach Ort
     - Nach Spitzname

Nachdem Du das gewünschte Feld ausgewählt hast, triffst Du als nächstes die Auswahl über die Sortierfolge:

Um die Liste aufsteigend zu sortieren, wählst Du Ansicht, Aufsteigend sortieren.
Um die Liste absteigend zu sortieren, wählst Du Ansicht, Absteigend sortieren.

Mehr oder weniger Felder anzeigen

Standardmäßig zeigt das AdreßbuchAnsicht Felder reduzieren für jede Adreßkarte die folgenden Felder an: Name,
E-Mail-Adresse, Firma, Ort und Spitzname. Um sich weniger Felder anzeigen zu lassen, Klickst Du  in der
Überschrift auf den Pfeil, der nach rechts zeigt. Sollten Du mehr Felder wünschen, so reicht ein Klick auf den Pfeil nach links. Das Adreßbuch zeigt standardmäßig alle verfügbaren Felder an.

Wenn Du alle verfügbaren Felder anzeigen lassen willst, ist das Lesen der Liste unter Umständen etwas schwerer.

Standardmäßig werden folgende Felder angezeigt:

     - Name
     - E-Mail-Adresse
     - Firma
     - Spitzname

Du kannst die Felder im Adreßbuch Deinen Bedürfnissen anpassen. Dazu lässt Du Dir alle verfügbaren
Felder anzeigen: Danach ziehst Du die wichtigsten Felder mit der Maus auf die linke Seite. Um die Felder auf der
rechten Seite zu verstecken, klickst Du auf den Pfeil, der nach rechts zeigt.

Eine Person suchen

Wenn Dein Adreßbuch nicht besonders groß ist, wirst Du den gesuchten Eintrag auch ohne große
Schwierigkeiten finden. Sollte die Liste hingegen einige Dutzend Adreßkarten enthalten, bewährt sich die eingebaute
Suchfunktion.

Im Adreßbuch

Um in Deinem persönlichen Adreßbuch einen Eintrag zu finden, bedienst Du Dich einer schrittweisen Suche. Im
Textfeld gibst Du den gesuchten Namen der gesuchten Person ein. Weil das Adreßbuch
mit einer schrittweisen Suchtechnik arbeitet, vergleicht es die Buchstaben am Namensanfang. Als erstes gibst Du
vielleicht den Vornamen, danach ein Leerzeichen und zuletzt den Nachnamen ein. Unter Umständen zeigt das
Adreßbuch die gesuchte Adresse bereits an, bevor Du den ganzen Namen eingegeben hast..

Das Adreßbuch sucht auch im Feld Spitzname nach Übereinstimmungen. Wenn Du also den Spitznamen
einer Person kennst, kommst Du über diese Variante vielleicht sehr viel schneller zum Ziel.

In einem Verzeichnis

Unter Umständen fehlt Dir Adresse eines Internet-Teilnehmers, dem Du gerne eine Mail zukommen lassen möchtest – vielleicht ein alter Bekannter oder Freund, den Du im Lauf der Jahre aus den Augen verloren hast.. Wenn es ganz dumm zugeht, musst Du vielleicht einem Kollegen morgens um 2 eine Nachricht schicken, hast aber leider das Firmenverzeichnis nicht zur Hand.

Um eine Internet-Adresse zu suchen, bedienst Du Dich des LDAP-Services, auf denen Du die gesuchte Adresse
möglicherweise findest.. Im Adreßbuch sind bereits die Konfigurationen für sechs verschiedene LDAP-Verzeichnisse
hinterlegt:

     - Bigfoot
     - FedEx Package Trace
     - Four11
     - InfoSpace
     - Switchboard
     - Whowhere

Da jedes Verzeichnis mit einer eigenen Suchmethode arbeitet, solltest Du jeden Dienst vorab einmal
ausprobieren.

Mailing-Liste

Um einer ganzen Gruppe gleichzeitig eine Internet-Nachricht zu senden, benötigst Du eine
Mailing-Liste. Wenn Du mit einer solchen Liste arbeitest, musst Du nicht jede Adresse einzeln eingeben, sondern
stellst lediglich eine Adreßliste zur Verfügung.

Klicke in der Werkzeugleiste des Adreßbuchs auf die Schaltfläche Neue Liste.

Gib  im Eingabefeld Liste eine kurze Beschreibung der Liste ein.
Um aus dem Adreßbuch einen Eintrag in die Liste zu übernehmen, gibst Du einfach die ersten Buchstaben
des Namens ein. Sobald das Adreßbuch eine Übereinstimmung gefunden hat, wird der Eintrag vervollständigt.
Um zur nächsten Zeile zu gelangen, drückst Du die (Eingabetaste).
Für jeden neuen Eintrag wiederholst Du die Schritte 3 und 4. Wenn Du einen Eintrag löschen möchtest,
markierst Du diesen und klickst auf Löschen. Mit einem Klick auf OK sicherst Du Deine Arbeit.

Im Adreßbuch wird eine Mailing-Liste wie jede andere Adreßkarte dargestellt. Der einzige Unterschied ist in der
ersten Spalte das Symbol mit den zwei Karten und die Tatsache, daß die restlichen Felder in der Zeile leer sind.

Die Mailing-Listen, die Du in Deinem Adreßbuch anlegst, sind Adreßkarten – also bitte nicht mit den
Internet-Mailing-Listen wie Listserv oder Major Domo verwechseln.

Eine Internet-Mail adressieren:

Wenn Du eine Nachricht adressieren möchtest, stehen Dir zwei verschiedene Möglichkeiten zur
Verfügung: entweder wählst Du im Adreßbuch eine Adresse aus und klicken danach in der Werkzeugleiste auf Neu,
oder Du wählst die Adresse während der Erstellung einer Nachricht aus.

- Wähle den gewünschten Eintrag aus und klicke danach auf An. Das Dialogfeld Adressen
auswählen übernimmt den Namen in die Adreßliste, die sich am unteren Ende des Fensters befindet. Daß es
sich bei diesem Eintrag um den Hauptempfänger der Nachricht handelt, zeigt das vorangestellte An.
- Jetzt selektierst Du die Teilnehmer, die eine Kopie der Nachricht erhalten sollen. Dabei klickst Du entweder
auf Bcc oder Cc. Auch diese Einträge werden in die Adreßliste übernommen, wobei diese speziellen Adressen
als Kopie erkennbar sind.

Jede Adresse, die Du in die Bcc-Liste aufnimmst, erhält eine Blindkopie der Nachricht: Der Hauptempfänger
weiß in diesem Fall nicht, daß ein weiterer Teilnehmer eine Kopie erhalten hat.

Mit einem Klick auf OK schließt Du die Adressierung der Nachricht ab.